فصل ۴: عادت سوم؛ نخست کارهای نخست (اصول مدیریت فردی)

عادت سوم میوه عملی و تحقق فیزیکی عادت‌های اول و دوم است. اگر عادت اول می‌گوید «تو خالق هستی» و عادت دوم «خلق اول یا ذهنی» است، عادت سوم یعنی نخست کارهای نخست (Put First Things First) همان «خلق دوم یا فیزیکی» است. این عادت با تمرین اراده مستقل (Independent Will) سر و کار دارد؛ یعنی توانایی تصمیم‌گیری و عمل کردن بر اساس اولویت‌های تعیین‌شده، به جای تسلیم شدن در برابر هوس‌های آنی، امیال لحظه‌ای و فشارهای محیطی.

افراد موفق عادت دارند کارهایی را انجام دهند که افراد ناموفق دوست ندارند انجام دهند؛ نه اینکه افراد موفق لزوماً عاشق انجام آن کارها باشند، بلکه آن‌ها بیزاری خود را تابع قدرت هدفشان می‌کنند.

کاوی تکامل دانش مدیریت زمان را در قالب چهار نسل بررسی می‌کند: نسل اول بر مبنای یادداشت‌ها و چک‌لیست‌ها بود؛ نسل دوم تقویم‌ها و دفاتر وقت ملاقات را اضافه کرد تا به آینده نگاه کند؛ نسل سوم (رویکرد رایج کنونی) بر اولویت‌بندی، هدف‌گذاری کوتاه‌مدت و برنامه‌ریزی روزانه دقیق تاکید دارد. با اینکه نسل سوم کارایی را افزایش داد، اما برنامه‌ریزی افراطی و خشک آن باعث شد افراد احساس کنند به ربات تبدیل شده‌اند، انعطاف‌پذیری خود را در روابط انسانی از دست بدهند و کارایی را فدای اثربخشی کنند. بنابراین، نیاز به نسل چهارم شکل گرفت؛ نسلی که به جای «مدیریت زمان»، بر مدیریت خویشتن، حفظ روابط و کسب نتایج استوار است.

برای درک نسل چهارم، باید دو عامل تعیین‌کننده هر فعالیت را از هم تفکیک کنیم: فوریت (Urgency) و اهمیت (Importance). امور فوری کارهایی هستند که همین الان نیازمند اقدامند، معمولاً مرئی هستند و روی ما فشار می‌آورند (مانند زنگ زدن تلفن)؛ آن‌ها غالباً خوشایند و آسانند اما لزوماً مهم نیستند! در مقابل، امور مهم با «نتایج» سر و کار دارند و به رسالت، ارزش‌ها و اهداف کلیدی زندگی ما خدمت می‌کنند. از ترکیب این دو معیار، ماتریس چهارگانه‌ای شکل می‌گیرد که قطب‌نمای مدیریت فردی است.

پاسخ به این پرسش بنیادین که «کدام یک از کارها را انجام نمی‌دهید اما اگر به طور منظم انجام دهید، تحول بزرگی در زندگی شخصی یا حرفه‌ای شما ایجاد می‌کند؟» همواره در خانه دوم قرار دارد (مانند نوشتن بیانیه رسالت، گفتگوی عمیق با فرزندان، ورزش منظم یا تدوین استراتژی تیم). چون این کارها فوری نیستند و به ما فشار نمی‌آورند، ما باید به صورت عامل به سراغشان برویم. از کجا برای خانه دوم وقت بیاوریم؟ ابتدا از خانه چهارم و سوم! و با سرمایه‌گذاری در خانه دوم (پیشگیری و آماده‌سازی)، حجم بحران‌های خانه اول به شکل چشمگیری کوچک می‌شود.

ما همیشه در هر لحظه به چیزی «بله» و به چیز دیگری «نه» می‌گوییم. چگونه می‌توانیم با لبخند و بدون احساس گناه به کارهای فوری اما غیرمهمِ خانه سوم «نه» بگوییم؟ راز آن در داشتن یک «بله» بزرگ‌تر و سوزان‌تر در درون است! وقتی اولویت‌های خانه دوم و رسالت شما در ذهنتان شفاف و زنده باشد، تابع اولویت‌های خودتان خواهید بود، نه اسیر خواسته دیگران.

مهم‌ترین اهرم برای افزایش بهره‌وری و آزادسازی زمان جهت تمرکز بر خانه دوم، تفویض اختیار (Delegation) است. انتقال مسئولیت به افراد ماهر و آموزش‌دیده باعث می‌شود انرژی شما به فعالیت‌های با اهرم بالا معطوف شود. در حالی که یک تهیه‌کننده شخصاً یک ساعت وقت می‌گذارد و یک واحد خروجی می‌گیرد، یک مدیر اثربخش همان یک ساعت را صرف ایجاد سیستمی می‌کند که به وسیله دیگران ده‌ها برابر نتیجه خلق می‌نماید. کاوی دو نوع تفویض اختیار را از هم متمایز می‌سازد: ۱) تفویض اختیار پادویی (Gofer Delegation) که بر «روش‌ها» متمرکز است («برو این کار را بکن، بعد آن پیچ را ببند و به من خبر بده») و ۲) تفویض اختیار نظارتی یا عاملیتی (Stewardship Delegation) که بر «نتایج» تمرکز دارد و انتخاب روش را به عهده خود فرد می‌گذارد.