فصل ۵: اولویت‌بندی؛ کارهای مهم‌تر در گام نخست

اگر یک راز پنهان برای دستیابی به اثربخشی وجود داشته باشد، آن تمرکز همه‌جانبه (Concentration) است. مدیران اثربخش نخست کارهای مهم‌تر را انجام می‌دهند (First Things First) و در هر بازه زمانی تنها بر یک هدف منفرد متمرکز می‌شوند (One Thing at a Time). این اصل پاسخی به یک واقعیت ملموس است: هر انسانی، با هر میزان هوش و استعداد، با کمبود شدید زمان روبه‌رو است؛ در حالی که شمار فرصت‌های وسوسه‌انگیز، وظایف روزمره و بحران‌های سازمانی نامحدود به نظر می‌رسد. تمرکز تنها پلی است که می‌تواند ظرفیت محدود انسان را به دستاوردهای عظیم و ماندگار تبدیل کند.

اگر رازی برای اثربخشی وجود داشته باشد، آن تمرکز است. مدیران اثربخش کارهای نخست را در گام اول انجام می‌دهند و در هر مقطع زمانی، فقط و فقط یک کار را پیش می‌برند.

مدیرانی که می‌کوشند چند پروژه را به شکل هم‌زمان و موازی پیش ببرند، تقریباً همواره در به سرانجام رساندن تک‌تک آن‌ها شکست می‌خورند. این افراد انرژی ذهنی خود را قطعه‌قطعه کرده و در مواجهه با اولین مانع در یک طرح، سراغ طرح دیگری می‌روند؛ در نتیجه صدها ابتکار نیمه‌کاره بر جای می‌گذارند. در نقطه مقابل، مدیر اثربخش به شکلی کار می‌کند که از دور «کند و باحوصله» به نظر می‌رسد، اما به دلیل تعهد مطلق به اتمام کار قبل از آغاز پروژه بعدی، در عمل با شتابی شگفت‌انگیز کوهی از وظایف دشوار را به مقصود می‌رساند.

نخستین گام برای باز کردن فضا جهت اولویت‌های امروز، رهاسازی و دفن کردن فعالیت‌های دیروز (Sloughing Off Yesterday) است. سازمان‌ها طبیعتاً پر از طرح‌هایی هستند که روزگاری موفق یا نویدبخش بوده‌اند، اما اکنون انرژی و بااستعدادترین نیروهای شرکت را بدون بازدهی ملموس مصرف می‌کنند. مدیر اثربخش پیوسته سیستم و سبد فعالیت‌های خود را در برابر یک پرسش بی‌رحمانه قرار می‌دهد:

تعیین اینکه چه کارهایی در رتبه اول اهمیت قرار دارند، کار چندان دشواری نیست؛ چالش سهمگین در تعیین «موخرات» (Posteriorities) نهفته است: یعنی اتخاذ تصمیم قطعی درباره اینکه کدام کارها و طرح‌ها باید کاملاً متوقف شوند یا در قعر جدول زمانی رها گردند. بسیاری از مدیران در مواجهه با انبوه برنامه‌ها به جای شجاعت در حذف، اعلام می‌کنند: «همه این‌ها مهم هستند!» این اعلام ناتوانی، در واقع واگذاری اولویت‌بندی به تصادف، فشارهای محیطی و بحران‌های مقطعی است.

تعیین اولویت‌ها نسبتاً آسان است. آنچه دشوار و هولناک است، تعیین مؤخرات است؛ یعنی تصمیم‌گیری درباره کارهایی که اصلاً نباید انجام شوند، و پایبندی به این تصمیم در عمل.

اولویت‌بندی راستین پیش از آنکه متکی به مدل‌های ریاضی و محاسبات عددی باشد، آزمون شجاعت و پایمردی ذهنی است. داده‌ها همواره به گذشته تعلق دارند، در حالی که تصمیمات باید در آینده به بار بنشینند. دراکر چهار اصل را به عنوان راهنمای شجاعت در اولویت‌بندی برمی‌شمارد: