فصل ۷: قانون چهارم؛ کارهای سطحی را بخشکانید (مهندسی زمان و بهره‌وری با برنامه ثابت)

شرکت 37signals کار را به اینجا ختم نکرد؛ آن‌ها تصمیم گرفتند یک ماه در سال، کل جلسات و ارتباطات اداری را تعطیل کنند تا برنامه‌نویسان و طراحان بتوانند روی پروژه‌های خلاقانه خود به صورت عمیق کار کنند. خروجی آن یک ماه، مجموعه‌ای از ابزارهای نوآورانه در پشتیبانی مشتری و تحلیل داده بود که میلیون‌ها دلار سود برای شرکت به ارمغان آورد. درس این تجربه روشن است: کارهای سطحی (جلسات، ایمیل‌ها و هماهنگی‌ها) هرگز به صورت کامل صفر نمی‌شوند، اما ما باید با بی‌رحمی تمام، آن‌ها را در حاشیه برنامه خود محدود و مهار کنیم تا فضای کافی برای کار عمیق باز شود.

ما انسان‌ها به طور وحشتناکی در تخمین اینکه روزمان را چگونه می‌گذرانیم، خطا می‌کنیم. اگر روز خود را بر اساس «حس و حال لحظه‌ای» یا یک فهرست وظایف باز (To-Do List) جلو ببرید، بخش اعظم روزتان در گذارهای بی‌هدف و کارهای سطحی تبخیر می‌شود. راه‌حل نیوپورت، روش بلوک‌بندی زمانی (Time Blocking) است. در ابتدای هر روز کاری، یک صفحه شطرنجی بردارید، ساعات روز را از صبح تا پایان ساعت کاری در ستون سمت راست بنویسید و تمام ساعت‌ها را به بلوک‌های زمانی مشخص تقسیم کنید و به هر بلوک، یک وظیفه مشخص اختصاص دهید (حداقل طول هر بلوک، ۳۰ دقیقه است و کارهای ریز اداری در یک «بلوک وظایف دسته‌ای» تجمیع می‌شوند).

این شاخص کمی، نقاب از چهره بسیاری از کارهایی که به ظاهر «مهم و فوری» هستند برمی‌دارد. برای مثال، درست کردن اسلایدهای پاورپوینت برای گزارش هفتگی، ویرایش فرم‌های اداری یا هماهنگی جلسات، کارهایی هستند که یک فارغ‌التحصیل باهوش بدون دانش تخصصی در کمتر از ۱ یا ۲ ماه به خوبی یاد می‌گیرد؛ پس این‌ها کارهای سطحی هستند. در مقابل، طراحی یک الگوریتم پیچیده کنترلی، معماری یک سیستم توزیع‌شده مقیاس‌پذیر یا نگارش یک استراتژی کلان تجاری، نیازمند سال‌ها تجربه و تسلط عمیق است (مثلاً ۵۰ تا ۱۰۰ ماه آموزش). وقتی هر فعالیت را با عدد «ماه» برچسب‌گذاری کنید، به راحتی متوجه می‌شوید کجا باید زمان خود را سرمایه‌گذاری کنید.

از رئیس خود (یا اگر خودتان مدیر هستید، از خودتان) بپرسید: «چند درصد از زمان من باید صرف کارهای سطحی شود؟». هیچ مدیری در دنیا به یک نیروی متخصص نمی‌گوید «۱۰۰ درصد وقتت را صرف پاسخ دادن به ایمیل و شرکت در جلسه کن!». معمولاً پاسخ منطقی در بازه ۳۰ تا ۵۰ درصد قرار دارد. تعیین این سقف عددی به شما اهرم قدرتمندی می‌دهد تا به جلسات غیرضروری و پروژه‌های حاشیه‌ای «نه» بگویید. در تکمیل این اصل، نیوپورت فلسفه اصلی زندگی حرفه‌ای خود یعنی بهره‌وری با برنامه ثابت (Fixed-Schedule Productivity) را معرفی می‌کند: یک ساعت پایان کار قطعی و تغییرناپذیر (مثلاً ساعت ۵:۳۰ عصر) برای خود تعیین کنید و پس از آن مطلقاً کار نکنید؛ سپس از آن نقطه به عقب برگردید و ببینید چه استراتژی‌هایی باید اتخاذ کنید تا تمام اهداف بلندپروازانه‌تان در همان چارچوب زمانی محقق شوند.

ایمیل و پیام‌رسان‌ها بزرگ‌ترین کارخانه تولید کار سطحی هستند؛ زیرا فرستنده پیام با صرف تنها ۲۰ ثانیه وقت، می‌تواند یک تعهد کاری ۳۰ دقیقه‌ای را به سینی کارهای شما پرتاب کند. برای تغییر این معادله نامتقارن، نیوپورت سه ترفند عملی را برای تبدیل شدن به فردی «صعب‌الوصول» پیشنهاد می‌دهد:

من از برج‌های عاج آزمایشگاه‌های بل، کلبه سنگی یونگ و اتاق خوابگاه بیل گیتس برایتان گفتم تا یک حقیقت را به یادتان بیاورم: ترک کردن جمعیتِ سرگرم به کارهای سطحی و پیوستن به جمع کوچک کسانی که در اعماق کار می‌کنند، نه یک ریاضت تلخ، بلکه باشکوه‌ترین راه برای شکوفایی تمام استعدادهای انسانی شماست. من زندگی عمیق را زندگی خواهم کرد؛ زیرا بهترین نوع زندگی است.