فصل ۲: عادت‌های فردی مدیرعامل؛ مدیریت زمان، ممیزی انرژی و حرکت به سوی ناحیه نبوغ

شرکت‌های بزرگ از کنار هم قرار گرفتن افراد با عملکرد عالی که به خوبی در قالب یک تیم کار می‌کنند ساخته می‌شوند. در این میان، مدیرعامل هم معمار فرهنگ سازمانی است و هم هاب مرکزی جریان اطلاعات. اگر مدیرعامل بی‌نظم باشد، قرارها را فراموش کند، دیر به جلسات برسد یا در میان انبوه پیام‌ها غرق شود، کل سازمان به یک گلوگاه فلج‌کننده دچار می‌شود. موکاری تأکید می‌کند که کارایی تیم شما، سقف مشخصی دارد و آن سقف، کارایی شخصی خود شماست؛ بنابراین نخستین گام برای ساختن یک شرکت تراز اول، تسلط بر عادت‌های بهره‌وری فردی است.

مغز انسان برای «تولید ایده و حل مسئله» طراحی شده است، نه برای «نگهداری و به خاطر سپردن لیست کارها». زمانی که سعی می‌کنید تعهدات خود را در حافظه‌تان نگه دارید، دچار اضطراب پنهان و فراموشی می‌شوید. موکاری نسخه ساده‌شده و فوق‌العاده کاربردی سیستم Getting Things Done (GTD) اثر دیوید آلن را پیشنهاد می‌دهد: هرگاه کاری، ایده‌ای یا درخواستی به ذهنتان می‌رسد، اگر کمتر از ۲ دقیقه زمان می‌برد همان لحظه انجامش دهید؛ در غیر این صورت، آن را به صورت یک اقدام شفاف یادداشت کرده و در یکی از چهار فهرست اصلی زیر قرار دهید:

بسیاری از مدیران از صندوق ورودی ایمیل و پیام‌رسان‌های خود (Slack، تلگرام، واتس‌اپ) به عنوان لیست کارها یا بایگانی استفاده می‌کنند؛ نتیجه‌اش صندوقی با هزاران پیام خوانده‌نشده یا نیمه‌باز است. موکاری استعاره درخشانی به کار می‌برد: صندوق‌های ورودی خود را مانند «اتاق تریاژ اورژانس بیمارستان» ببینید. در اتاق تریاژ، بعضی بیماران وضعیت حیاتی و فوری دارند و برخی دیگر نه؛ اما برای اینکه پزشک بتواند بیمار بدحال را در لحظه ورود تشخیص دهد، اتاق تریاژ باید همیشه خالی و تمیز باشد. اگر اتاق تریاژ پر از بیماران روزهای قبل باشد، بیمار اورژانسی جدید در شلوغی نادیده گرفته می‌شود و می‌میرد!

برای اجرای Inbox Zero، دو قانون مکمل وجود دارد: اول، پردازش دسته‌ای (Batching)؛ چک کردن مداوم ایمیل و پیام‌ها در هر چند دقیقه، قاتل تمرکز عمیق است. اعلان‌ها (Notifications) را خاموش کنید و تنها ۲ بار در روز (مثلاً اواخر صبح و اواخر بعدازظهر) صندوق ورودی را باز کنید. دوم، در هر نوبت، صندوق ورودی را کاملاً خالی (صفر) کنید: به پیام‌های زیر ۲ دقیقه فوراً پاسخ دهید، پیام‌های زمان‌بر را به یک آیتم در لیست Next Actions تبدیل کرده و خود ایمیل را آرشیو کنید، و خبرنامه‌های غیرضروری را لغو اشتراک نمایید.

مدیریت کردنِ واکنشیِ تقویم باعث می‌شود مدیرعامل در پایان هفته ببیند ۸۰ ساعت کار کرده اما مهم‌ترین مسئله استراتژیک شرکت حتی یک سانتی‌متر هم جلو نرفته است. موکاری با الهام از کتاب «اصل‌گرایی» (Essentialism) اثر گرگ مک‌کیون، عادت «هدف برتر» (Top Goal) را الزامی می‌داند: هر روز کاری، یک بلوک زمانی ۲ ساعته (ترجیحاً در ابتدای روز که انرژی ذهنی در اوج است) در تقویم خود ثبت کنید و در آن دو ساعت، منحصراً روی مهم‌ترین اولویت شماره یک خود کار کنید. هیچ جلسه یا تماسی حق ندارد این قرار مقدس شما با خودتان را بشکند.

از کودکی، والدین، معلمان و سیستم آموزشی به نیت محافظت از ما، یادمان داده‌اند که در هر موقعیتی بپرسیم: «اینجا چه چیزی اشتباه است؟» نتیجه ناخواسته این تربیت، شکل‌گیری یک سوگیری منفی دائمی در مغز است. مدیرعاملی که فقط مشکلات را می‌بیند، در فضای استرس و ناامیدی فرسوده می‌شود و این اضطراب را به تیم تزریق می‌کند. موکاری توصیه می‌کند با استفاده از یک «محرک عادت» (Trigger) در ابتدای هر صبح، از خود بپرسید: «امروز بابت چه چیزی سپاسگزارم؟» و «در این چالش فعلی، چه نکته مثبتی وجود دارد؟».

در حالی که قدردانی (Gratitude) گفت‌وگوی مثبت شما با خودتان است، تحسین و تقدیر (Appreciation) امتداد بیرونی آن در ارتباط با دیگران است. موکاری با استناد به روش کریس فرالیک (شریک First Round Capital)، پیشنهاد می‌کند هر هفته دقیقاً یک ساعت در تقویم خود را به «تقدیر آگاهانه» اختصاص دهید. در این ساعت، به اعضای تیم، سرمایه‌گذاران یا شرکای تجاری پیام بدهید و به طور کاملاً مشخص و جزئی (نه کلی‌گویی‌های بی‌روح) از یک اقدام ارزشمند آن‌ها تشکر کنید. این کار سه معجزه رخ می‌دهد: طرف مقابل حس ارزشمندی و انرژی می‌گیرد، پیوند عاطفی عمیقی با شما پیدا می‌کند، و دیدگاه خود شما نیز نسبت به اطرافیانتان مثبت‌تر می‌شود.

انسان‌ها زمانی بهترین عملکرد را دارند که مشغول کارهایی باشند که به آن‌ها انرژی می‌دهد. هدف یک مدیرعامل بزرگ باید این باشد که ۷۵ تا ۸۰ درصد زمان کاری خود را صرف فعالیت‌های انرژی‌بخش کند. برای رسیدن به این نقطه، موکاری ابزار عملی «ممیزی انرژی» (Energy Audit) را معرفی می‌کند: تقویم هفته گذشته خود را پرینت بگیرید و دو ماژیک رنگی (سبز و قرمز) بردارید. دور تمام جلسات و فعالیت‌هایی که به شما انرژی و حس سرزندگی داده‌اند خط سبز بکشید، و دور کارهایی که انرژی شما را مکیده‌اند و خسته‌تان کرده‌اند خط قرمز بکشید. سپس هر ماه با حذف، خودکارسازی یا برون‌سپاری کارهای قرمز، سهم بخش سبز را به بالای ۷۵ درصد برسانید.

ناحیه برتری (Zone of Excellence) فریبنده‌ترین زندان برای یک مدیرعامل است؛ جایی که همه به خاطر مهارتتان تشویقتان می‌کنند، اما روحتان به آرامی در آن فرسوده می‌شود.

در پایان این بخش، موکاری بر دو ستون نگهدارنده سلامت مدیرعامل تأکید می‌کند: سلامت جسمانی (ورزش منظم؛ اگر انگیزه ندارید یک مربی شخصی بگیرید و هزینه‌اش را از شرکت پرداخت کنید، چرا که سرمایه‌گذاران سلامت مدیرعامل را حیاتی‌ترین دارایی شرکت می‌دانند) و تخلیه بار عاطفی از طریق گروه همتایان (CEO Peer Support Group). سرکوب کردن خشم، ترس و اندوه در نهایت باعث انفجار درونی و تخریب شرکت می‌شود؛ هر مدیرعاملی به جمعی محرمانه از ۵ تا ۸ مدیرعامل هم‌سطح نیاز دارد تا ماهانه با آن‌ها بنشیند و احساسات خود را بدون ترس از قضاوت پردازش کند.